Quais os requisitos mínimos para um BI adequado e com performance?

Infelizmente, a situação real em muitas organizações é um tanto quanto preocupante para as áreas de negócios e estratégicas, os dados corporativos e as informações gerenciais não estão disponíveis quando mais se precisa deles, existem ainda grandes organizações que tem suas unidades operacionais distantes umas das outras, mesmo tendo sistemas e infraestrutura de dados compartilhados. É um verdadeiro desafio buscar todas as informações nas diversas unidades e sistemas, integrá-los de forma correta dentro do contexto necessário e disponibilizar com confiança para tomada de decisão.

Alias, disponibilizar é outro problema, onde disponibilizar com acesso fácil e fazer com que as pessoas confiem nessas informações e mais, elas terão de estar lá, disponíveis no momento em que se precisar delas, com velocidade, rápido.

Pois é, não é nada fácil e para isso coloquei aqui 4 regras ou requisitos para que seu BI – Business Intelligence ou CPM – Corporate Performance Management tenha performance adequada. Vamos então analisar nossos requisitos para um BI ou CPM :

Precisão – Se voce use somente uma fonte de dados e existem regras claras para que os departamentos não utilizem planilhas Excel como fonte de dados de apoio, este requisito não é necessário. A importância desta questão aumenta exponencialmente à medida que aumentamos números de fontes de dados e ao menos que você tenha um mecanismo eficaz para integrar as informações entre as fontes, a precisão dos dados continuará a ser uma fonte de frustração.

Tempo – Nos estamos em um Mercado altamente competitivo, o tempo do mercado (time-to-market), as tomadas de decisões oportunas e em tempo, todos estes são elementos chave para o sucesso das organizações. Com que rapidez os usuários finais em sua organização tem de obter as informações que precisam para tomar decisões, pois o desempenho dos negócios depende disso e o impacto quando este tempo e maior que o necessário pode ser terrível, muitas vezes de difícil recuperação. Informações gerencias e táticas são vitais para os negócios.

Acesso – Bem, este requisito é influenciador direto no requisito Tempo, algumas vezes o tempo que se leva para acessar a informação é o maior vilão da ineficiência nos negócios e na operação das organizações. Quem já não se deparou com a necessidade de uma fonte dedados que é basicamentegerenciada por um pequeno grupo ou até mesmo uma pessoa, e algumas vezes a pessoas chave que sabe como acessa, ou alcançar, determinada fonte de dados esta de férias, em reunião, em uma apresentação e você tem de esperar, afinal você não te acesso a informação.

Contexto – Quantos usuários em sua organização são responsáveis por fomentar suas fontes de dados? Será que todas as informações que estão sendo armazenadas estão no contexto correto, todos tiveram a mesma visão sobre o que aqueles dados significam? A relevância contextual pode tornar extremamente difícil usar as fontes de dados para tomar decisões, sem contexto, os dados podem ser mal interpretados e levar a decisões erradas. Quantas vezes uma organização olha para uma receita em queda e já sai querendo criar uma estratégia para vender mais unidades? É esta a decisão certa? Mais unidades deveriam ser vendidas ao mesmo preço ou deveria ocorrer um reajuste no preço final, ou ainda, uma análise e adequação nos custos de produção? É a queda na receita de base regional? Sem uma profunda análise nos detalhes, procurando informações no contexto adequado, você pode encontrar-se puxando as alavancas erradas, uma delas pode ser a da porta que te abre o caminho da calçada.

Bem, então podemos dizer que um BI adequado aos seus negócios e com desempenho (performance) deveria seguir em cada quesito as seguintes regras ou práticas:

Precisão

As inconsistências geram custos e as decisões baseadas em dados incorretos, geram discussões muitas vezes intermináveis e ações prejudiciais para a imagem da empresa e dos seus executivos. Faça uma análise dos dados que estão sendo utilizados, cheque a consistência deles, se forpreciso audite, tenha certeza de que aquela informação vem do coração do sistema e não foi manipulada. Busque sempre fontes de dados oficiais, ou seja, aquelas que estão diretamente nos sistemas críticos da companhia e que recebem algum tipo de verificação e auditoria. Evite montar relatórios, baseados em outros relatórios de outras pessoas.

Tempo

A dinâmica dos mercados e as constantes mudanças de necessidades dos processos de tomada de decisão requerem sistemas flexíveis e rapidamente acessíveis. Mapeie onde estão as informações críticas, utilize ferramental que possibilite fazer isto de forma automática, evite extrair os dados, utilize as fontes diretamente nas bases de dados. Extrair, fazer download, compilar, analisar se a fonte é confiável, leva tempo e quando conseguir gerar o relatório pode ser tarde. Existem soluções de BI que não carregam os dados em servidores externos, mantendo a segurança dos dados na fonte, trazendo performance ao processo, evitando tropeços e perda de tempo. A linguagem de programação e ambiente de desenvolvimento da solução empregada para seu BI também é muito importante, evite soluções complexas demais aos olhos de seus usuários, afinal são eles que podem estar usando a solução em determinado momento e o nível de complexidade para se criar um relatório ou dashboard, pode ser um fator importante no quesito tempo e irá afetar todos os outros requisitos de negócio. Busque uma solução que possa estar o mais perto possível do que os usuários e seu pessoal conhecem, por exemplo, existem soluções que necessitam somente do conhecimento de formulas típicas do MS-Excel, diminuindo em muito o tempo de desenvolvimento e de busca de fontes de dados.

Acesso

A informação crítica que em muitas vezes esta desconectada e distribuída em múltiplos sistemas, torna o acesso a estas informações uma tarefa árdua e cansativa. Utilize o mapeamento e ferramental que comentamos acima na regra do Tempo para acessar seus dados mais rapidamente e no momento que precisar. Verifique se você tem acesso às informações, e se esse acesso é o suficiente. Visualize toda a base e faça uma análise dos campos nas bases e peça permissão para acessar somente o necessário, assim você ganha tempo e garante acesso sem restrições quando precisar. Muitas vezes é interessante saber quem acessa a informação e também quem é o responsável pela integridade destes dados, você pode se surpreender. Não se esqueça de guardar as senhas de acesso em lugar confiável, utilize senhas fortes e nunca empreste sua senha para outros, lembre-se da regra do contexto, se muitos manipularem suas informações, você pode ter problemas no futuro.

Contexto

Normalmente os dados relevantes estão em sistemas transacionais e bases de dados sem nenhuma conexão contextual e isolados dos fluxos de trabalho da maioria dos processos de gestão. Cuidado com as proliferações de planilhas externas sendo usadas como fonte confiável do sistema. Seus dados para tomada de decisão devem estar concentrados em um portal ou servidor. Toda e qualquer tomada de decisão baseada em informações do sistema de Business Intelligence devem ser geradas/acessadas a partir de seu servidor de BI, não em planilhas de apoio ou coisa parecida, pois imaginando que você sabe de onde vem a informação, que tem o processo todo mapeado e com os acesso corretos, conhece os dados, auditou e verificou o contexto , somente informações acessadas diretamente de seu portal de BI devem ser levadas em consideração.

Também não podemos esquecer das regras básicas de segurança da informação, elas valem para todos os sistemas nas organizações e dão sustentabilidade às fontes de dados, são elas: Integridade, Confidencialidade, Disponibilidade e Autenticidade, se você sempre lembrar delas quando estiver montando seus relatórios ou dashboards, táticos ou operacionais, o sucesso já esta quase garantido. [if !supportLineBreakNewLine] [endif]